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ORGANISMO DI MEDIAZIONE FORENSE

DELL’ORDINE DEGLI AVVOCATI DI BRINDISI

R E G O L A M E N T O

Sede: Via Lanzilotti, n. 3, 72100 – Brindisi 

presso l’Ordine degli Avvocati di Brindisi – Tribunale di Brindisi

Telefax 0831.586993 – pec: mediazione@coabrindisi.legalmail.it – P.Iva 02313300747

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Art. 1 – Oggetto e principi generali

Il presente Regolamento disciplina l’organizzazione dell’“ORGANISMO DI MEDIAZIONE FORENSE DELL’ORDINE DEGLI AVVOCATI DI BRINDISI” (in seguito per brevità denominato “Organismo”), fissa i criteri per individuare il Mediatore e stabilisce, ai sensi del D.M. 150/2023 e successive modifiche e integrazioni, la procedura di Mediazione finalizzata alla conciliazione delle controversie civili e commerciali, relative a diritti disponibili, che le parti tentino di risolvere in maniera collaborativa, con lealtà e buona fede, in forza di un accordo, di una clausola contrattuale e/o statutaria, di un obbligo di legge, su disposizione del giudice, su iniziativa di taluna o più parti.

Il presente Regolamento si applica alle mediazioni amministrate dall’organismo di mediazione in relazione a controversie nazionali. Le controversie internazionali possono essere soggette ad altro regolamento. Tuttavia si applica altresì, in quanto compatibile, ai procedimenti di mediazione e conciliazione disciplinati da leggi speciali.

L’Organismo è un Ente non autonomo costituito dal Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Brindisi ed il presente Regolamento si ispira ai principi di efficienza, imparzialità, indipendenza, equità, informalità, riservatezza, rapidità, professionalità, onorabilità e serietà.

Art. 2 – Organi dell’Organismo di mediazione degli avvocati di Brindisi, il fascicolo del procedimento, il trattamento dei dati ed accesso agli atti dei fascicoli

Ai fini della gestione dell’Organismo e delle procedure alternative da esso amministrate, sono istituiti gli Organi come da Statuto, al quale si rinvia. 

Oltre a quanto stabilito nello Statuto sussistono:

a – La Segreteria Amministrativa: composizione e funzioni

La direzione ed il coordinamento di tutte le attività della segreteria amministrativa sono effettuate sotto la guida ed il controllo del Responsabile dell’Organismo, unitamente all’unità amministrativa di segreteria assegnata dal COA in via provvisoria e secondo turnazione.

La Segreteria Amministrativa tiene un registro informatico delle procedure di mediazione (ex art. 6 D.M. 150/2023), con le annotazioni relative al numero d’ordine progressivo, ai dati identificativi delle parti, all’oggetto della controversia, al Mediatore designato ed all’eventuale sostituto, alla durata del procedimento ed al relativo esito. 

La Segreteria cura, altresì, l’espletamento dei servizi amministrativi e logistici indispensabili per lo svolgimento dei procedimenti di risoluzione delle controversie; tiene i fascicoli delle procedure conciliative e ne amministra il servizio.

La Segreteria verifica, anche con l’ausilio del Mediatore designato:

1. la conformità della domanda di mediazione ai requisiti formali previsti dalla legge e/o dal presente Regolamento e la annota nell’apposito registro;
2. l’avvenuta effettuazione del pagamento delle spese di avvio del procedimento, delle spese vive e delle indennità di mediazione. Tale ultimo onere spetta anche al Mediatore designato.

b – Il fascicolo del procedimento

Il Responsabile è tenuto a custodire in apposito fascicolo, debitamente registrato e numerato, nell’ambito del registro degli affari di mediazione, tutti gli atti del procedimento.

L’Organismo assicura adeguate modalità di conservazione e di riservatezza degli atti introduttivi del procedimento, sottoscritti dalle parti, nonché di ogni altro documento depositato e/o formato durante il procedimento. Il fascicolo di ciascun procedimento è conservato per tre anni successivi alla chiusura dello stesso.

c – Riunione di procedimenti

Nei casi in cui più procedimenti di mediazione relativi alla stessa questione e/o connessi pendono presso l’Organismo, il Responsabile dispone la riunione secondo le norme del codice di procedura civile.

d – Trattamento dei dati e accesso agli atti

Tutti i dati in possesso dell’Organismo sono trattati con la massima riservatezza ed in stretta conformità alle disposizioni di legge previste dal Decreto Legislativo 196/2003 e successive modifiche ed integrazioni, nonché dal Regolamento 679/2016/UE GDPR, secondo il dettato dell’art. 47, comma 6, del D.M. 150/2023.

Soltanto le parti che hanno partecipato alla procedura di mediazione hanno diritto ad accedere in ogni tempo – nei limiti del periodo di conservazione – ai rispettivi atti del procedimento. Quindi, il diritto di accesso agli atti ha per oggetto gli atti depositati da ciascuna dalle parti rispettivamente all’atto del deposito dell’istanza di mediazione e all’atto dell’adesione alla mediazione e nelle sessioni comuni, ad eccezione di quelli relativi alle sessioni separate, cui ha accesso la sola parte che ha partecipato alla sessione separata, salvo autorizzazione dell’avente diritto. 

Le stesse parti hanno altresì accesso ad eventuali consulenze tecniche svolte nell’ambito del procedimento di mediazione. Il consulente tecnico eventualmente nominato può accedere solo alla documentazione non coperta da riservatezza, salvo diversa volontà della parte interessata alla riservatezza del documento. 

Art. 3 – Domanda di avvio della mediazione

• La procedura di Mediazione si attiva con il deposito dell’istanza nella piattaforma telematica “Concilio” utilizzata dall’Organismo seguendo la procedura telematica on-line ed accessibile dal sito web dell’Ordine degli Avvocati di Brindisi.

• La domanda di mediazione deve in ogni caso contenere:

1. a) il nome dell’Organismo di Mediazione;
2. b) i dati identificativi ed i recapiti delle parti presso cui effettuare le comunicazioni di cui all’art. 4 del presente Regolamento;
3. c) i dati identificativi del procuratore speciale che parteciperà e rappresenterà la parte nel procedimento, con attestazione scritta dei relativi poteri conferiti.

In ogni caso, è applicabile il dettato dell’art. 8, n. 4, del D.Lgs. n. 28/2010.

1. d) l’indicazione dell’oggetto della domanda e la descrizione delle ragioni della controversia, in modo che siano comprensibili e circoscritte; 
2. e) l’indicazione del valore della controversia determinato a norma del codice di procedura civile. L’indicazione che il valore della controversia è indeterminato o indeterminabile deve trovare determinatezza all’inizio del procedimento, secondo quanto previsto all’art. 29, D.M. n. 150/2023;
3. f) l’indicazione di eventuale decorrenza dei termini di prescrizione e di impedimento della decadenza e contestuale dichiarazione di impegno di comunicare in aggiunta all’Organismo alle controparti la informativa del deposito dell’istanza di mediazione;
4. g) l’eventuale richiesta di svolgimento in modalità telematica, in tal caso è essenziale il possesso della firma digitale e/o di Spid, in ogni caso devono essere indicati: i dati anagrafici, l’indirizzo email personale, un numero di utenza mobile di ogni singolo partecipante (parte istante e parte invitata) all’incontro di mediazione in modalità telematica.

• La domanda introduttiva della procedura deve essere compilata sulla piattaforma in uso dall’Organismo, allegando i documenti di identità di ogni singolo istante e la prova di avvenuto pagamento delle spese di avvio e delle spese di mediazione, di cui all’art. 28, c. 4 e 5, del D.M. n. 150 /2023, nonché delle spese vive sostenute dall’Organismo per la convocazione delle parti e per l’eventuale sottoscrizione digitale dei verbali e degli accordi, quando la parte è priva di propria firma digitale, come da tabella A) allegata al presente Regolamento. 

• Le parti possono, in ogni caso, depositare presso le sedi dell’Organismo, negli appositi uffici preposti a tale scopo, una domanda congiunta per l’attivazione della procedura di mediazione. Le parti possono, inoltre, indicare concordemente il mediatore nell’elenco dei mediatori accreditati dall’Organismo. Anche in caso di mediazione congiunta, ciascuna parte e/o centro di interesse dovrà provvedere al pagamento della propria quota sia delle spese di adesione che delle indennità (art. 34, c. 4, del D.M. 150/2023).

Gli incontri si svolgono principalmente in presenza presso la sede dell’Organismo.

Ciascuna delle parti può chiedere che uno o più incontri possa svolgersi in modalità telematica o mista.

Con il consenso di tutte le parti, del Mediatore e del Responsabile, la sede degli incontri è derogabile. 

• Il deposito della domanda di mediazione presso l’Organismo, nonché l’adesione e/o partecipazione della parte invitata al procedimento, costituiscono accettazione automatica del presente Regolamento e delle indennità previste nelle tabelle allegate.

Art. 4 – Avvio del procedimento di Mediazione

•  La Segreteria comunica alla parte istante (o alle parti istanti), nel più breve tempo possibile ed in una forma comprovante l’avvenuta ricezione, il nominativo del Mediatore designato, la data e il luogo del primo incontro, le caratteristiche principali del procedimento di mediazione e la previsione dei benefici fiscali ai sensi dell’art. 17 e 20 D.Lgs. n. 28/2010.

Inoltre, con la stessa comunicazione alla parte istante la Segreteria:

– in caso di materie ex articolo 5, D.Lgs. 28/2010, la avvisa dell’obbligo che la stessa sia assistita da un legale per tutta la durata del procedimento di mediazione;

– la avverte che in caso di materie ex articolo 5, D.Lgs. 28/2010, dalla mancata partecipazione senza giustificato motivo al procedimento di mediazione il Giudice, ai sensi dell’art. 12-bis del D.Lgs. 28/2010, oltre a poter desumere argomenti di prova ai sensi dell’art. 116, comma 2, c.p.c., può applicare tutte le sanzioni presenti all’art. 12 bis, commi 2, 3 e 4, del D.Lgs. 28/2010.

• Con la stessa comunicazione la parte chiamata:

– è avvisata dell’obbligo che la stessa sia assistita da un legale per tutta la durata del procedimento di mediazione in caso di materie ex articolo 5 e 5 bis D.Lgs. 28/2010;

– è invitata a comunicare alla Segreteria dell’Organismo di Mediazione, almeno tre giorni prima dell’incontro, la propria adesione o non adesione al procedimento, tuttavia sono ammesse anche le adesioni effettuate lo stesso giorno dell’incontro;

– è informata dei benefici fiscali previsti dagli artt. 17 e 20 D.Lgs. n. 28/2010;

– è avvertita che in caso di materie ex articolo 5 e 5 bis D.Lgs. n. 28/2010, dalla mancata partecipazione senza giustificato motivo al procedimento di mediazione il Giudice, ai sensi dell’art. 12 bis, del D.Lgs. 28/2010, oltre a poter desumere argomenti di prova ai sensi dell’art. 116, comma 2 c.p.c., può condannare la parte stessa al versamento all’entrata del bilancio dello Stato di una somma corrispondente al doppio del contributo unificato per il giudizio ed a tutte le ulteriori sanzioni contenute ai numeri 1, 2, 3 e 4 del medesimo art. 12 bis.

• Tutte le comunicazioni alle parti previste nel presente Regolamento possono essere effettuate utilizzando il mezzo scritto più idoneo, ivi compresi i mezzi informatici e telematici, che siano comunque in grado di garantire la prova dell’avvenuta ricezione da parte del destinatario. I vari termini previsti dal Regolamento decorrono dalla data di accettazione della domanda da parte delle Segreteria.

Le prime comunicazioni dell’avvio del procedimento di mediazione sono trasmesse al chiamato a cura dell’Organismo, salvo diversa espressa manifestazione della parte istante di provvedervi autonomamente e sotto la propria responsabilità al momento della presentazione dell’istanza.

Le eventuali comunicazioni successive, ove necessarie, potranno essere a carico della parte istante, salvo che nel verbale venga adoperata la locuzione “le parti non riceveranno ulteriori comunicazione” o similari.

Per le chiamate di terzo, la parte interessata dovrà trasmettere al terzo, oltre all’apposito modulo, copia dell’istanza introduttiva del procedimento.

Art. 5 – Sede del procedimento

• La Mediazione si svolge nella sede comunicata ed accreditata dal Responsabile del Registro, che si trovi nel luogo del giudice territorialmente competente per la controversia che si intende proporre.

• La sede di svolgimento è derogabile con il consenso di tutte le parti, nonché del Mediatore e del Responsabile dell’Organismo, nel rispetto delle norme previste dall’art. 22, c. 1, lett. a), del D.M. 150/2023 e dal Codice Deontologico Forense.

• L’Organismo potrà attivare sedi operative dislocate sul territorio provinciale, in tal caso saranno comunicate al Responsabile del Registro presso il Ministero. 

Art. 6 – Funzioni e designazione del Mediatore

1. Il Mediatore assiste le parti nella ricerca di un accordo che esse reputino soddisfacente per la composizione della controversia.
2. In nessun caso il Mediatore svolge attività di consulenza sull’oggetto della controversia o sui contenuti dell’eventuale accordo. 

1. La Segreteria, al fine di garantire l’imparzialità e professionalità nella prestazione del servizio, provvede alla designazione del Mediatore secondo criteri di rotazione inderogabili e predeterminati, che avverrà ad opera di apposito sistema informatico che lo individuerà, all’interno di un Elenco all’uopo predisposto, avvalendosi di un algoritmo. In deroga alla designazione automatica, il mediatore può essere indicato di comune accordo dalle parti. La lista dei mediatori è consultabile sul sito web dell’organismo del Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Brindisi, all’indirizzo https://www.ordineavvocatibrindisi.it/mediazione/.
2. Nel caso in cui il Mediatore designato -e individuato dall’algoritmo- non dovesse accettare o dovesse rifiutare seppur motivatamente l’incarico, attraverso il medesimo algoritmo, la Segreteria provvederà a designare un nuovo Mediatore. Qualora anche il secondo Mediatore designato non dovesse accettare o dovesse rifiutare seppur motivatamente l’incarico, la Segreteria, sentito il Responsabile e informato il Presidente, dovrà nominare quale Mediatore un componente del Consiglio Direttivo dell’Organismo e/o del Consiglio dell’Ordine degli Avvocati – seguendo un preciso ordine di “turnazione” dall’elenco in ordine alfabetico visionabile nella Segreteria dell’Organismo – che non potrà rinunciare, salvo casi eccezionali e motivati. Quanto innanzi al fine di garantire sempre e comunque il corretto e tempestivo funzionamento dell’OD.M..
3. Al fine di assicurare la qualità del servizio di mediazione, i mediatori inseriti nell’elenco dell’Organismo dovranno essere in possesso di una specifica formazione, essere in regola con l’aggiornamento professionale previsto ai sensi del D.M. 150/2023 e con gli ulteriori requisiti di aggiornamento o formazione stabiliti dalla legge o eventualmente dall’Organismo. I mediatori non in regola con detti requisiti di aggiornamento professionale non avranno più mediazioni assegnate, saranno sostituiti per gli eventuali procedimenti pendenti e saranno sospesi temporaneamente dalla lista dell’Organismo con provvedimento del Consiglio Direttivo e successivamente cancellati se nei successivi sei mesi non avranno provveduto all’aggiornamento dei suddetti requisiti. Dell’aggiornamento dell’elenco dei mediatori e di ogni altra vicenda ad essi riguardante sarà data comunicazione al Ministero della Giustizia come per legge.
4. Il Mediatore che si dimostrerà non in grado di gestire la pratica assegnata, o che non rispetti i termini di durata del procedimento di mediazione, senza accordo tra le parti, potrà essere sostituito senza indugio dal Responsabile dell’Organismo, con successiva ratifica del Direttivo.
5. Il Mediatore deve eseguire personalmente la sua prestazione. A procedimento iniziato, qualora il mediatore comunichi qualsiasi fatto sopravvenuto che ne possa limitare l’imparzialità o l’indipendenza, e comunque in ogni altro caso di oggettivo impedimento, l’organismo informerà le parti e provvederà alla sua sostituzione senza indugio secondo i criteri della rotazione.
6. Il Mediatore deve accettare l’incarico, tramite piattaforma, entro e non oltre 48 ore dalla comunicazione della sua designazione. La mancata accettazione nel termine su indicato sarà considerato rifiuto senza giustificato motivo, con le conseguenze di cui appresso. La mancata accettazione e/o la mancata partecipazione, nonché il rifiuto a partecipare all’incontro di mediazione senza giustificato motivo da parte del Mediatore per due volte – anche non consecutive in un anno – è causa di sospensione per sei mesi dall’elenco dei Mediatori dell’Organismo e, in caso di reiterato comportamento in tal senso, di cancellazione definitiva dal medesimo elenco. La riabilitazione avverrà su istanza di parte.
7. Qualora il rinvio del primo incontro di mediazione, già fissato e comunicato alle parti, dipenda esclusivamente dal Mediatore, lo stesso dovrà documentare e motivare tale rinvio alla Segreteria e al Responsabile, in mancanza le ulteriori ed eventuali spese di notifica alle parti saranno decurtate dal compenso del Mediatore.
8. Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, o in ogni altro caso in cui sia necessario e/o opportuno, il Responsabile dell’Organismo, anche su istanza del primo mediatore designato, può nominare uno o più mediatori ausiliari o uno o più co-mediatori. La nomina di mediatori ausiliari o di co-mediatori non comporta alcun aumento dell’indennità di mediazione (art. 8 D.Lgs. 28/2010).
9. Al momento dell’accettazione e, in ogni caso, prima dell’inizio dell’incontro, il Mediatore deve sottoscrivere l’apposita dichiarazione di indipendenza, imparzialità e riservatezza predisposta dall’Organismo, contenente esplicito riferimento al Codice Etico e di Condotta dell’O.D.M. dell’Ordine degli Avvocati di Brindisi, con obbligo di attenersi a quanto prescritto dal successivo art. 8 del presente Regolamento.
10. Una o più parti possono richiedere all’Organismo, in base a comprovata motivazione, la sostituzione del Mediatore o dell’esperto eventualmente nominato.

Art. 7 – Designazione mediatori ausiliari ed esperti iscritti nell’ albo dei consulenti e dei periti del Tribunale. Regolamento del tirocinio assistito

• Il Mediatore, in casi particolari ovvero qualora la controversia richieda specifiche competenze tecniche può provvedere all’individuazione di un esperto iscritto nell’albo dei consulenti e dei periti presso i Tribunali, ovvero dal portale “Gestione Albi, elenchi CTU e altri ausiliari” del Ministero reperibile all’indirizzo https://alboctuelenchi.giustizia.it/gestione-albi/ricercaIscritti/load (denominato Consulente Tecnico in Mediazione o CTM). Il compenso del CTM sarà a carico delle parti in solido, in mancanza di accordo la nomina è subordinata all’impegno sottoscritto da almeno una delle parti a sostenerne quanto dovuto all’esperto a titolo di compenso. Quest’ultimo potrà essere determinato secondo l’eventuale tariffa predeterminata prevista dall’Organismo ovvero in base a diverso accordo con le parti, a seguito dell’accettazione del preventivo trasmetto a queste ultime da parte del CTM.

• All’esperto si applicano le disposizioni del presente Regolamento che riguardano le incompatibilità, l’imparzialità e le regole di riservatezza, nonché a rispettare il principio del contraddittorio. Il CTM sottoscrive, alla stregua del Mediatore designato, apposito modulo di accettazione dell’incarico.

• La procedura di conferimento dell’incarico al CTM nominato è la seguente: 

• le parti, con gli avvocati, devono concordare assieme al Mediatore e/o con il CTM l’oggetto della perizia (quesito/quesiti) ed il termine entro cui andrà redatta; 

• i documenti da consegnare al tecnico (eventualmente autorizzandolo a procurarsene di ulteriori) e la possibile nomina di consulenti di parte e di un eventuale ausiliario del perito; 

• i termini della consegna della bozza della relazione alle parti / loro consulenti, prima del deposito della perizia presso la segreteria dell’Organismo, e i termini per eventuali osservazioni delle parti; 

• la quantificazione dei costi vivi e di oneri accessori sono definiti a parte, con apposito preventivo redatto dal CTM e sottoscritto per accettazione dalle parti (salvo quanto stabilito al c. 1 del presente articolo).

Il Mediatore è tenuto a riportare tutti questi elementi in uno schema/un verbale apposito da consegnare al CTM unitamente alla scheda di nomina, che deve essere sottoscritta dal CTM per accettazione.

• Le parti all’atto di nomina del CTM devono dichiarare a verbale l’assenso alla producibilità in un eventuale giudizio dell’elaborato peritale.

Per quanto non previsto dal presente articolo, si applica l’art. 8, comma 7, del D.Lgs. n. 28/2010.

• Qualora la mediazione preveda l’intervento di un pubblico ufficiale, le parti possono nominare congiuntamente un Notaio. Ove si preveda di addivenire al rogito fuori dalle sedi dell’Organismo, potrà esser autorizzata dal Responsabile dell’Organismo la consegna del fascicolo solo previo integrale pagamento delle indennità e delle spese.

I compensi del CTM e del pubblico ufficiale sono versati dalle parti. 

• Il tirocinio deve essere svolto gratuitamente presso l’Organismo, in procedure tenute da Mediatore con almeno un anno di esperienza, compatibilmente con le disponibilità di procedimenti e con le modalità organizzative e nei limiti stabiliti dal Responsabile dell’Organismo. Il Mediatore titolare della procedura comunica alla Segreteria dell’Organismo la possibilità o meno di far svolgere il tirocinio assistito. Il tirocinante assiste alla procedura di mediazione astenendosi da qualsiasi intervento. Il tirocinante si applicano le disposizioni del presente Regolamento che riguardano le incompatibilità, l’imparzialità e le regole di riservatezza rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite nel corso dell’intero procedimento di mediazione, e sottoscrive modulo di riservatezza. In nessun caso è possibile partecipare come tirocinante ad un incontro di mediazione già iniziato. 

Art. 8 – Cause di incompatibilità e garanzie di imparzialità del Mediatore

• Ferma l’applicazione dei contenuti del Codice Etico e di Condotta, Il Mediatore non può accettare la nomina quando:

1. a) abbia in corso rapporti o relazioni di tipo professionale, commerciale, economico, familiare o personale con una delle parti;
2. b) una delle parti del procedimento sia assistita da professionista di lui socio o con lui associato;
3. c) non sia in regola con l’aggiornamento professionale obbligatorio previsto per legge e/o con gli ulteriori requisiti di aggiornamento o formazione eventualmente stabiliti dall’Organismo;
4. d) sia stato temporaneamente sospeso dalle liste dei Mediatori dell’Organismo;
5. e) in tutti gli altri casi indicati nel Codice Deontologico Forense.

• In ogni caso il Mediatore deve comunicare alle parti ogni circostanza di fatto e ogni rapporto con i difensori che possano incidere sulla sua indipendenza anche ai fini di quanto previsto dall’art. 6, del presente Regolamento.

• Il Mediatore è chiamato a svolgere la sua funzione improntando il proprio comportamento a probità e correttezza affinché il procedimento si svolga con imparzialità e indipendenza.

• Il Mediatore deve comportarsi nel corso del procedimento in modo da valorizzare l’organismo di mediazione Forense e l’istituto della mediazione, preservare la fiducia in lui riposta dalle parti e deve rimanere immune da influenze e condizionamenti esterni di qualunque tipo.

• Il Mediatore deve svolgere la propria attività nel pieno e continuato possesso dei requisiti di legge previsti per l’iscrizione nell’organismo di mediazione e per l’esercizio delle funzioni di mediatore. Inoltre, il mediatore deve rispettare strettamente le norme di comportamento, le regole e gli impegni indicati nel presente Regolamento, nel Codice Etico e di Condotta nonché le indicazioni e le delibere degli organi facenti parte dell’Organismo. Si applicano altresì al mediatore tutte le norme previste dal Codice Deontologico Forense.

• Salvo diverso accordo scritto tra le parti, il mediatore non potrà svolgere la funzione di arbitro in un diverso procedimento, arbitrale o di altra natura, che sia connesso, anche indirettamente, con l’oggetto della controversia da lui trattata nell’ambito del procedimento di Mediazione.

La mancata osservazione dei sopra citati principi, comporta la sospensione, anche inaudita altera parte, laddove le violazioni siano palesi, fino alla durata di sei mesi.

Per quanto compatibili tali cause di incompatibilità e garanzie di imparzialità si applicano al tirocinante 

Art. 9 – Riservatezza del procedimento

1. Il procedimento di mediazione è coperto da riservatezza in tutte le sue fasi e tutto quanto viene dichiarato nel corso degli incontri congiunti o nelle sessioni separate non può essere registrato o verbalizzato. 
2. Il Mediatore, le parti, la segreteria e tutti coloro che intervengono al procedimento non possono divulgare a terzi i fatti e le informazioni apprese in relazione al procedimento di mediazione.
3. Il Mediatore è altresì tenuto alla riservatezza nei confronti delle altre parti rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite nel corso delle sessioni separate, salvo consenso della parte dichiarante o dalla quale provengono le informazioni.
4. Il Mediatore e le parti concordano di volta in volta quali tra gli atti eventualmente pervenuti al di fuori delle sessioni private devono essere ritenuti riservati.
5. Le dichiarazioni rese o le informazioni acquisite nel corso del procedimento di mediazione non possono essere utilizzate nel giudizio che abbia, totalmente o parzialmente, il medesimo oggetto del procedimento di mediazione, salvo consenso della parte dichiarante o dalla quale provengono le informazioni.
6. Sul contenuto delle stesse dichiarazioni e informazioni non è ammessa prova testimoniale e non può essere deferito giuramento decisorio.
7. Il Mediatore, gli addetti dell’Organismo, gli esperti, i consulenti e chiunque altro abbia preso parte al procedimento non possono essere tenuti a deporre sul contenuto delle dichiarazioni rese e delle informazioni acquisite nel procedimento di mediazione davanti all’autorità giudiziaria o ad altre autorità.
8. In ogni caso, l’obbligo di riservatezza non opera se e nella misura in cui:

1. a) esiste un obbligo di legge in tal senso;
2. b) tutte le parti autorizzano espressamente a derogarvi;
3. c) la parte che ha interesse alla riservatezza dà espresso consenso alla divulgazione;
4. d) esiste il rischio di un pregiudizio alla vita, all’integrità o alla sicurezza di una persona;
5. e) esiste il rischio di un’imputazione penale in caso di osservanza dell’obbligo;
6. f) le informazioni siano di dominio pubblico al momento della divulgazione o lo siano diventate, anche successivamente al procedimento di Mediazione, a seguito di un accadimento che non derivi dalla violazione del dovere di riservatezza incombente sulle parti, sul mediatore, sull’ausiliario, il tirocinante, l’esperto e sull’Organismo di Mediazione, in base al presente Regolamento e/o alle norme vigenti;
7. g) ogni condotta fisica e/o verbale che abbia gli estremi di violazione del Codice Deontologico Forense.

Art. 10 –Primo incontro e partecipazione delle parti nel procedimento

• Ai sensi dell’articolo 8, comma 1, D.Lgs. 28/2010, designato il Mediatore, tramite piattaforma ed algoritmo, per il tramite della Segreteria il nominato Mediatore fissa il primo incontro tra le parti non prima di 20 e non oltre 40 giorni dal deposito della domanda, salvo diversa concorde indicazione delle parti; quindi, la domanda, la data del primo incontro ed ogni altra informazione di rito, sono comunicate all’altra parte, con ogni mezzo idoneo ad assicurarne la ricezione. 

• Durante il primo incontro, il Mediatore deve, in primo luogo, in caso di mancata comparizione della parte istante, verificare la regolarità della comunicazione a quest’ultima da parte dell’O.D.M. e, se rileva l’ingiustificata mancata comparizione di questa, deve dichiarare concluso il procedimento per mancata comparizione dell’istante e rinuncia alla mediazione. 

• In presenza della parte istante, qualora la parte chiamata non abbia aderito, il mediatore deve verificare la regolarità della comunicazione alla controparte della domanda, della designazione del mediatore e della fissazione dell’incontro e:

• ove riscontri la correttezza e tempestività della stessa redigere verbale di chiusura del procedimento di mediazione per mancata partecipazione della parte chiamata;

• in caso contrario, ordinare la regolarizzazione della comunicazione alla parte chiamata, fissando una nuova data per il primo incontro;

• Il Mediatore nel caso di mancata comparizione di una o di tutte le parti, deve dichiarare chiuso il procedimento di mediazione per mancata partecipazione della/e parte/i non comparsa/e ed impossibilità di raggiungere l’accordo;

• Durante il primo incontro, il Mediatore chiarisce alle parti la funzione e le modalità di svolgimento della mediazione e procede con lo svolgimento. Qualora, durante l’incontro, una o più parti rappresenti la mancanza di margini per raggiungere un’intesa, il mediatore dovrà indicare a verbale la volontà, positiva o negativa, espressa da ciascuna di esse, ma non potrà indicare i motivi di tali scelte, salvo che l’altra parte vi acconsenta. Quest’ultima, ha diritto di sintetica replica.  

• Le persone fisiche devono partecipare all’incontro informativo e agli incontri di mediazione personalmente ex art. 8, comma 4, D.Lgs. 28/2010. In caso di materie ex articolo 5, comma 1, D.Lgs. 28/2010, e nei casi di mediazioni demandate dal Giudice, le stesse devono farsi necessariamente assistere da un legale e possono eventualmente essere assistite anche da uno o più persone di fiducia (ad esempio tecnici, consulenti, etc.). 

• Le persone giuridiche devono partecipare all’incontro ed ai successivi incontri di mediazione tramite un rappresentante a conoscenza dei fatti e munito dei necessari poteri per definire la controversia.

Ove necessario, il mediatore chiede alle parti di dichiarare i poteri di rappresentanza e ne dà atto a verbale.

• In presenza di giustificati motivi la parte può delegare un rappresentante, che può essere anche il legale che la assiste, purché sia a conoscenza dei fatti oggetto della mediazione e sia munito dei poteri sostanziali necessari per la composizione della controversia. 

In tal caso, la parte rilascia procura speciale sostanziale a transigere, conciliare, disporre totalmente dei propri diritti disponibili oggetto della procedura di mediazione con specificazione delle ragioni dell’impossibilità a partecipare personalmente. Il rappresentante in mediazione deve avere conoscenza piena dei fatti oggetto della mediazione. 

La procura notarile è invece richiesta nelle mediazioni riguardanti i casi in cui la legge impone l’intervento ulteriore di un Pubblico Ufficiale, ex art. 11, comma 7, del D.Lgs. 28/2010. 

Ove nel successivo giudizio il giudice dovesse ritenere l’invalidità o l’inefficacia della procedura di mediazione per mancata partecipazione personale di una o più parti (e quindi non ritenere valida la partecipazione a mezzo del solo procuratore pur munito di procura speciale sostanziale), non potrà in nessun caso esser ritenuto responsabile l’Organismo o il Mediatore.

• In assenza delle parti o di loro delegati non è consentito agli Avvocati nominati di farsi sostituire agli incontri di mediazione. 

• Qualora una delle parti chieda di posticipare ad altra data/orario il primo incontro od un eventuale incontro successivo, questa è tenuta a comunicare tale richiesta via pec all’altra parte, all’Organismo e al Mediatore nominato. Sarà quest’ultimo che, verificata la disponibilità, provvederà a comunicare alle parti e alla Segreteria la nuova data/orario dell’incontro.

• L’Organismo ha la disponibilità, ove necessario, ex art. 22, lett. n), del D.M. 150/2023, della durata temporale di almeno due ore per il primo incontro ed anche oltre o in orario diverso nella stessa giornata, ove richiesto dalle parti. 

1. Quando il valore della lite non è determinabile e le parti non si accordano sul valore, si applica l’art. 29, c. 3 e 4, del D.M. 150/2023.

Art. 11 – Svolgimento del procedimento di mediazione

• Il verbale è necessariamente formato dal Mediatore ai sensi dell’art. 11, comma 4, del D.Lgs. 28/2010. Il Mediatore non è tenuto a verbalizzare le dichiarazioni delle parti che non siano strettamente attinenti alla procedura, salvo il caso di cui all’art. 10, comma 5, del presente Regolamento. Il mediatore redige il verbale di mediazione in forma sintetica. Nel verbale di mediazione non possono essere inserite le dichiarazioni delle parti e dei loro avvocati ad eccezione di quelle che, ad insindacabile giudizio del mediatore, sono oggettivamente rilevanti per l’esito della procedura. Il mediatore al primo incontro specifica e chiarisce alle parti tale modus operandi. Il Mediatore è libero di condurre gli incontri di mediazione nel modo che ritiene più opportuno, tenendo in considerazione le circostanze del caso, la volontà delle parti e la necessità di trovare una rapida soluzione della lite. Il Mediatore non ha il potere di imporre alle parti alcuna soluzione ed è autorizzato a tenere a sua discrezione incontri congiunti e separati con le parti.

• Al termine di ciascun incontro il Mediatore dà atto per iscritto dei soggetti presenti all’incontro o della mancata partecipazione, specificando se la stessa non sia stata accompagnata da giustificato motivo.

• Il Mediatore, se richiesto, può disporre il rinvio per la prosecuzione della mediazione per dar modo alle parti, che ne abbiano espresso la necessità/opportunità, di acquisire nuove informazioni, predisporre documenti, valutare specifiche proposte, ovvero per qualsiasi altra ragione che possa ritenersi idonea ad agevolare la mediazione. La parte la quale richiede un rinvio che porti oltre il termine di 3 (tre) mesi ex articolo 6, D.Lgs. 28/2010, accetta implicitamente che si superi detto termine per finalità conciliative.

Il procedimento di mediazione ha una durata non superiore a tre mesi, prorogabile di ulteriori tre mesi.

È ulteriormente prorogabile su concorde dichiarazione delle parti. 

Art. 12 – La proposta conciliativa del Mediatore

1. Il Mediatore può formulare la proposta di cui all’art. 11, comma 2, del D.Lgs. 28/2010 soltanto qualora le parti, non raggiungendo un accordo, ne facciano concorde richiesta e, in tal caso, qualora ritenga di avere tutti gli elementi necessari. Non è ammessa una proposta del mediatore se non richiesta dalle parti.
2. Il Mediatore, nella formulazione della sua proposta, è tenuto ad informare le parti delle conseguenze ex artt. 12 bis e 13, D.Lgs. 28/2010 e, precisamente:

1. a) che se il provvedimento che definisce il giudizio corrisponde interamente al contenuto della proposta, il giudice escluderà la ripetizione delle spese sostenute dalla parte vincitrice che ha rifiutato la proposta, riferibili al periodo successivo alla formulazione della stessa;
2. b) che la condannerà al rimborso delle spese, relative allo stesso periodo, sostenute dalla parte soccombente, ivi compresi i compensi dovuti al Mediatore e all’esperto eventualmente nominato, nonché al versamento all’entrata del bilancio dello Stato di un’ulteriore somma di importo corrispondente al contributo unificato dovuto;
3. c) e di ogni altra previsione sanzionatoria contenuta negli artt. 12 bis e 13, del D.Lgs. 28/2010. 

1. Il Mediatore nella formulazione della proposta è tenuto altresì al rispetto della normativa sull’ordine pubblico e delle norme imperative.
2. Salvo diverso accordo delle parti, in nessun caso la proposta può contenere riferimenti alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento, ad eccezione degli elementi risultanti dai documenti depositati e noti a tutte le parti del procedimento.

• In caso di formulazione della proposta, la stessa può provenire da un mediatore diverso da quello che ha condotto sino ad allora la mediazione e sulla base delle sole informazioni che le parti intendono offrire al mediatore proponente.

• Il Mediatore comunica alle parti e alla Segreteria – con PEC o in una forma comprovante l’avvenuta ricezione – la proposta formulata dal Mediatore. Le parti dovranno far pervenire al Mediatore e alla Segreteria per iscritto ed entro sette giorni, o il diverso termine da applicarsi in ragione di specifiche disposizioni di legge ovvero per scelta delle parti, l’accettazione o il rifiuto della proposta. In mancanza di risposta nel termine, la proposta si ha per rifiutata.

Art. 13 – Conclusione del procedimento di mediazione

1. Il procedimento di mediazione si considera concluso qualora:

1. a) le parti abbiano conciliato la controversia;
2. b) vi sia stata la mancata partecipazione della/e parte/i;
3. c) non sussista comunque la possibilità di conciliare la controversia;
4. d) siano decorsi tre mesi dalla proposizione della domanda di mediazione, salvo necessità di proroga motivata o diverso accordo delle parti. 

• La sospensione o la cancellazione dell’Organismo dal registro non hanno effetto sui procedimenti in corso che proseguono presso il diverso Organismo di mediazione scelto concordemente dalle parti entro 15 giorni dalla data di sospensione o cancellazione. In mancanza, l’Organismo è scelto dal Presidente del Tribunale del luogo in cui la procedura è in corso su istanza della parte più diligente.

• Il verbale del procedimento di mediazione viene redatto dal Mediatore il quale:

– se è raggiunto un accordo, forma processo verbale al quale è allegato il testo dell’accordo medesimo. Il verbale e l’accordo devono essere redatti nel numero di tanti originali quante sono le parti, un originale che rimane all’Organismo e, eventualmente, altro originale qualora lo stesso sia richiesto dagli Enti preposti ai fini della registrazione dell’accordo stesso;

– se la conciliazione non riesce, forma processo verbale con l’indicazione dell’eventuale proposta formulata oppure dando atto che il procedimento ha avuto esito negativo.

– nel caso in cui la stesura dell’accordo è di facile attuazione, lo stesso potrà essere inserito direttamente nel verbale.

Il verbale è sottoscritto dalle parti, dagli altri soggetti presenti e dal Mediatore, il quale certifica l’autografia della sottoscrizione delle parti o la loro impossibilità di sottoscrivere. Nello stesso verbale, il Mediatore dà atto della mancata partecipazione di una delle parti al procedimento di mediazione.

• Il verbale è depositato presso la Segreteria dell’Organismo e di esso è rilasciata copia alle parti che lo richiedono. Il rilascio della copia è subordinato agli adempimenti previsti dal successivo articolo 14 del presente Regolamento.

• Gli oneri fiscali derivanti dall’accordo raggiunto sono assolti dalle parti.

• L’accordo sottoscritto da tutte le parti e dai rispettivi avvocati, anche nella modalità telematica, costituisce titolo esecutivo e dovrà essere integralmente trascritto nell’eventuale precetto. Negli altri casi l’accordo è omologato, su istanza di parte, con decreto del Presidente del Tribunale nel cui circondario deve avere esecuzione, con l’omologazione l’accordo costituisce titolo esecutivo, ai sensi dell’art. 12 del D.Lgs. 28/2010.

Art. 14 – Spese ed Indennità nel procedimento di mediazione

• I criteri di determinazione delle indennità dovute dalle parti sono quelle previste dalle tariffe elaborate con i criteri contenuti nel D.M. 150/2023 e nell’allegato A del medesimo Decreto. Per “indennità di mediazione” si intende, in senso stretto, l’importo complessivo che ciascuna parte deve corrispondere per lo svolgimento del procedimento di mediazione. Di conseguenza, le “indennità di mediazione” costituiscono il compenso per l’attività della mediazione, indipendentemente dal numero degli incontri, variabile con riferimento al valore della questione trattata. Le “spese di avvio” sono dovute da ciascuna parte (intesa come “centro di interessi”) per lo svolgimento del primo incontro, nella misura indicata nelle tariffe allegate al presente regolamento. Le parti versano la somma delle spese di avvio e delle indennità relative al valore della controversia prima dell’incontro; la parte chiamata dovrà versare il relativo importo al momento dell’adesione al procedimento. L’importo è dovuto anche in caso di mancato accordo.

Le spese vive, ove sostenute a qualunque titolo dall’Organismo, dovranno essere documentate ed analiticamente quantificate.

Come indicato nel successivo punto 9, i costi degli eventuali esperti nominati (Consulenti Tecnici in Mediazione – CTM) devono essere saldati direttamente, in loro favore, dalle parti.

• Salva l’applicazione di particolari agevolazioni per tutte le parti, le spese di avvio e le spese di mediazione di cui al precedente punto 1, sono determinate dalle tariffe in vigore al momento dell’avvio della Mediazione e ad esse non è possibile derogare. Le indennità, i criteri di determinazione delle stesse e le spese sono descritte in dettaglio nell’allegato al presente Regolamento.

• Il pagamento è dovuto da ciascuna delle parti e costituisce per esse una obbligazione solidale, e dovrà essere corrisposto prima del rilascio delle copie del provvedimento che definisce il procedimento di mediazione. 

• Quando dell’accordo definisce questioni ulteriori rispetto a quelle considerate inizialmente, il Mediatore lo comunica al Responsabile, che ne determina il valore dandone comunicazioni alle parti, ai sensi dell’art. 29, c. 5, del D.M. 150/2023.

• Più parti che si pongono quali unico centro di interessi vengono considerate come unità ai fini del pagamento delle spese di mediazione.

• Nel caso in cui durante il primo incontro è presente la sola parte istante, che decida di proseguire, e questa richieda la nomina dell’esperto ai sensi del precedente articolo 7, comma 2 e 3 (CTM) del presente Regolamento, sono dovute le spese di avvio, i relativi costi della CTM e l’indennità prevista per il primo incontro, quando nessuna delle controparti di quella che ha introdotto la mediazione partecipa al procedimento.

• Gli importi relativi al versamento delle spese di mediazione, salvo eventuali agevolazioni comunque previste in favore di tutte le parti in mediazione, sono indicati nell’allegato al presente Regolamento.

• Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, qualora ci si avvalga di esperti iscritti negli albi dei consulenti presso i Tribunali il loro compenso viene determinato direttamente dalle parti con l’esperto o in base alle eventuali tariffe previste dall’Organismo. 

Il compenso per l’eventuale esperto nominato non rientra negli importi previsti nella tabella delle indennità e deve essere pagato separatamente dalle parti richiedenti entro la chiusura del procedimento di mediazione, direttamente all’esperto.

• In caso di mancato pagamento degli importi dovuti, il singolo CTM provvederà autonomamente ad attivare le procedure per il recupero dei propri compensi.

• In ogni caso, il Mediatore prima della chiusura del procedimento è tenuto a verificare l’avvenuto pagamento delle indennità e delle spese di avvio, atteso che in mancanza dell’effettivo pagamento delle indennità e delle spese di avvio non si procederà alla liquidazione del compenso dei mediatori.

Un’illustrazione esemplificativa del calcolo degli importi delle tariffe, ex art. 22, lett. u, D.M. 150/2023, è specificata nell’allegata Tabella A del presente Regolamento.

• Al Mediatore spetta il compenso del 50% delle spese di mediazione, di cui alle colonne identificate con i numeri 2, 3, 4 e 5 della Tabella allegata, al netto dell’Iva; le altre somme restano in capo all’Organismo.

Art. 15 – Patrocinio a spese dello Stato

Il patrocinio a spese dello Stato nella mediazione civile e commerciale è regolato dagli artt. 15 bis e 15 undecies, del D.Lgs. 28/2010, nonché dal D.M. 7 agosto 2023 ai quali si rinvia per quanto non previsto in questo Regolamento.

L’interessato può chiedere di essere ammesso al patrocinio a spese dello Stato al fine di proporre domanda di mediazione o di partecipazione, presentando domanda al Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Brindisi, che previa verifica dei requisiti, provvede al rigetto e/o all’ammissione anticipata, provvisoria e valida per l’intero procedimento. 

Quando la mediazione costituisce condizione di procedibilità della domanda giudiziale, la parte che sia in possesso delle condizioni per l’ammissione al patrocinio a spese dello Stato, ai sensi dell’art. 76 (L) del D.P.R. 30 maggio 2002, n. 115, è esonerata dal pagamento delle spese di avvio e delle spese di mediazione. Per avviare/partecipare alla mediazione e godere dei predetti benefici, essa è tenuta a depositare, presso l’Organismo, apposita dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, nonché a produrre, a pena di inammissibilità dell’istanza, la certificazione che attesti lo status o altro eventuale documento rilasciato dal Consiglio dell’Ordine degli Avvocati, ai sensi del D.P.R. 30/05/2002, n. 115. 

Raggiunto l’accordo l’ammissione al patrocinio a spese dello Stato è confermata, previa istanza di parte, dal Consiglio dell’Ordine degli Avvocati, mediante apposizione del visto di congruità della parcella. Il COA trasmette copia della parcella all’ufficio competente del Ministero della Giustizia. L’avvocato non può chiedere né percepire nulla dal proprio assistito a qualunque titolo. Nel caso di sopravvenute modifiche delle condizioni reddituali che escludono l’ammissione al patrocinio devono essere comunicate dalla parte o dal suo avvocato al Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Brindisi, che effettuate le verifiche revoca l’ammissione e comunica all’interessato, all’avvocato e all’organismo di mediazione.

Il Mediatore di un procedimento, in cui tutte le parti si trovino nel caso previsto nel comma precedente, deve svolgere la sua prestazione gratuitamente.

Art. 16 – Responsabilità dell’Organismo

L’Organismo è responsabile di atti o omissioni riguardanti la preparazione, lo svolgimento o la conclusione del procedimento di mediazione

Ai sensi di legge, l’Organismo è coperto da copertura assicurativa, con massimale di € 1.000.000,00 (un milione/00), per eventuali responsabilità derivanti dall’attività di mediazione.

L’Organismo si impegna, ex art. 22, lett. z, D.M. 150/2023, a fornire pronta comunicazione e facoltà per le parti quando, nel corso della mediazione, l’organismo è sospeso o cancellato dal registro, in conformità agli articoli 40 e 41 del predetto D.M..

L’Organismo pubblica, ex art. 22, lett. aa) D.M. 150/2023, periodicamente sul proprio sito i metodi di valutazione della qualità e dell’efficacia delle procedure offerte.

Art. 17 – Responsabilità delle parti

La parte istante, al momento del deposito dell’istanza di mediazione, è obbligata a versare tutti gli importi richiesti dalla Segreteria dell’Organismo (spese di avvio, spese vive per le avvenute comunicazioni alle parti chiamate, spese per la mediazione telematica, ove richiesta), comprovandone con idonea documentazione il versamento.

In mancanza di detto versamento, l’incontro potrà essere differito all’esito dell’avvenuto pagamento. Il pagamento delle spese di avvio e delle spese vive documentate è sempre dovuto, anche in caso di rinuncia da parte dell’istante. L’indennità di mediazione dovrà essere pagata entro il primo incontro. Nulla, relativamente alle indennità, sarà dovuto in caso di mancata partecipazione della parte chiamata. 

Parimenti, la parte chiamata, al momento della formalizzazione dell’adesione al procedimento, dovrà versare le spese di avvio e l’indennità di mediazione (ed anche i costi della mediazione telematica, se richiesta), comprovandone con idonea documentazione il versamento.

In mancanza di detto versamento, l’incontro potrà essere differito all’esito dell’avvenuto pagamento.

Sono di competenza e responsabilità esclusiva delle parti:

1. a) l’assoggettabilità della controversia alla procedura di mediazione. L’organismo non sarà ritenuto responsabile di eventuali esclusioni, preclusioni, prescrizioni e decadenze non espressamente segnalate dalle parti all’atto del deposito dell’istanza e che non siano direttamente riconducibili al comportamento non diligente dell’Organismo;
2. b) la competenza territoriale dell’Organismo di mediazione a cui presentare la domanda di avvio della procedura di mediazione ai sensi dell’articolo 4, comma 1, D.Lgs. 28/2010;
3. c) le indicazioni circa l’oggetto e le ragioni della pretesa contenute nell’istanza di Mediazione;
4. d) la corretta individuazione della natura della controversia e dei soggetti che devono partecipare al procedimento di mediazione, soprattutto per quanto riguarda i casi di litisconsorzio necessario;
5. e) l’esatta indicazione dei recapiti dei soggetti a cui inviare le comunicazioni, con esonero dell’Organismo da ogni responsabilità relativa all’indicazione di indirizzi incompleti e/o errati, anche in ordine ad eventuali ritardi dovuti a dette erronee indicazioni;
6. f) la indicazione del valore e della natura della controversia;
7. g) la forma e il contenuto della delega/procura speciale sostanziale al proprio rappresentante;
8. h) le autorizzazioni necessarie per legge ai fini della rappresentanza, mediante deposito di idonea documentazione (C.F., documento di identità, visura camerale per le persone giuridiche, ecc.);
9. i) la verifica dei soggetti legittimati a conferire i poteri di rappresentanza;
10. l) le dichiarazioni e le attestazioni relative all’ammissione al gratuito patrocinio;
11. m) le dichiarazioni in merito alla mancata pendenza di più domande con medesimo oggetto;
12. n) ogni altra dichiarazione che venga fornita all’Organismo, al mediatore, agli ausiliari e agli esperti, dal momento del deposito dell’istanza di Mediazione sino alla definizione, positiva o negativa, della procedura di Mediazione;
13. o) in caso di accordo, la dichiarazione che lo stesso non sia contrario alle norme imperative ed all’ordine pubblico, come previsto dal D.Lgs. 28/2010;
14. p) in ipotesi di trattazione in modalità telematica, tutti i partecipanti dovranno essere muniti di valido dispositivo di firma digitale, salvo i casi di impossibilità alla sottoscrizione ex 11, comma 4, del D.Lgs. n. 28/2010;
15. q) il deposito dell’istanza di avvio della mediazione da parte dell’istante e l’adesione al procedimento da parte del chiamato comportano l’accettazione integrale del presente Regolamento e del tariffario pubblicato sul sito che si intende così espressamente accettato.

Art. 18 – Obblighi del Mediatore sulla applicazione delle norme

• Il Mediatore è onerato del controllo dell’avvenuto pagamento degli oneri e delle spese di mediazione, oltre che della regolarità delle comunicazioni e di ogni altra documentazione (soprattutto quanto ai poteri delle parti) necessaria al corretto e proficuo svolgimento della mediazione.

• Il Mediatore è tenuto ad interpretare ed applicare le norme del presente Regolamento per la parte relativa ai propri doveri ed alle responsabilità ed è tenuto parimenti al rigoroso rispetto del Codice Etico e di Condotta. 

• Il controllo sul rispetto del Regolamento e del Codice Etico è anche affidato al Consiglio Direttivo dell’Organismo, informati dal Responsabile dell’Organismo.

Art. 19 – Mediazioni Telematiche

• La mediazione telematica è regolata dall’art. 8 bis del D.Lgs. n. 28/2010, al quale si rinvia per quanto non previsto in questo Regolamento. Il procedimento di mediazione telematica dovrà assicurare l’effettiva e reciproca udibilità e visibilità delle persone collegate.

• Previo pagamento delle spese vive previste, al fine di rendere più spedita ed agevole la procedura di mediazione, possono essere utilizzati gli strumenti messi a disposizione dalle tecnologie informatiche, nel rispetto della riservatezza dei dati personali, della sicurezza delle comunicazioni.

• L’utilizzo del servizio telematico può riguardare l’intero procedimento di mediazione o sue singole fasi.

• La mediazione potrà essere totalmente telematica oppure mista (blended).

• Qualora la mediazione telematica comporterà costi aggiuntivi per l’Organismo, questi, previa documentazione comprovante, saranno a carico della parte o delle parti. 

• Secondo il combinato disposto degli artt. 8 bis e 11, comma 4, del D.Lgs. 28/2010, stante il fatto che la norma novellata prevede l’obbligo della firma digitale per tutte le parti che partecipano alla mediazione telematica (anche se presenti fisicamente all’Organismo, nella cosiddette “mediazioni miste”), in caso di impossibilità della parte di sottoscrivere con firma digitale per qualsiasi motivo, il Mediatore recepisce a verbale detta impossibilità dichiarata dalla parte stessa e la sottoscrizione verrà apposta dall’Avvocato che la assiste, previo deposito di procura speciale sostanziale attestante l’impossibilità di firmare digitalmente da parte del suo assistito e contestuale conferimento del potere di sottoscrivere in suo nome e per suo conto.

• Il Mediatore dovrà porre a verbale che le parti collegate si impegnano alla riservatezza, ammonirle a non registrare l’incontro e che non vi siano soggetti terzi all’interno della stanza virtuale. 

• Le parti ricevono via email un link dedicato che consente lo svolgimento della mediazione telematica.

• L’Organismo si impegna a tutelare la riservatezza, trattando i dati personali comunicati dall’utente, le credenziali di accesso e le informazioni fornite, in maniera tale da salvaguardarne la riservatezza e tutelarli da accessi e attività di divulgazione non autorizzati. Tuttavia, l’Organismo non può essere considerato responsabile qualora le parti consentano ad altri soggetti l’utilizzo delle proprie username e password personali ovvero tengano comportamenti contrari alla legge.

• Le parti ed il mediatore si incontrano nel giorno e nell’ora comunicati, accedendo all’apposita area virtuale riservata, secondo le istruzioni indicate nell’invito formale trasmesso alle parti dalla piattaforma telematica ivi indicata. Il Mediatore può svolgere le eventuali sessioni riservate utilizzando le apposite funzioni presenti nell’applicazione. 

• Gli incontri interlocutori e quelli di mero rinvio potranno non essere sottoscritti su invito del Mediatore e con accordo delle parti.

• Il verbale e l’accordo dovranno essere sottoscritti con modalità idonee a garantirne la provenienza, come la firma digitale o assimilati, e l’invio potrà avvenire a mezzo posta elettronica certificata. 

• Il verbale di accordo è sempre sottoscritto dal Mediatore con firma digitale, come per legge, ai fini della esecutorietà del titolo e della conservazione dei documenti informatici.

• Il Mediatore, anche nei procedimenti di mediazione telematica, dovrà – prima di firmare/rilasciare il verbale di accordo – accertare l’avvenuto pagamento di tutte le spese e indennità del procedimento.

***** 

Per tutto quanto non previsto espressamente nel presente Regolamento, si rinvia alle norme del D.Lgs. 28/2010 e al D.M. 150/2023, in quanto applicabili.

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